Een interview met Natasja, Reservations Manager
Ibis Styles Almere krijgt dagelijks veel te maken met groepsreserveringen. Vooral in drukke periodes, zoals rondom het Keukenhofseizoen, loopt het aantal aanvragen snel op. Voor Natasja, Reservations Manager, betekende dat voorheen werken vanuit e-mail, Excel-bestanden en handmatige opvolging. Een werkwijze die op papier werkte, maar in de praktijk steeds meer tijd en energie vroeg.
“Je probeert je werk op je werk te laten,” vertelt Natasja. “Maar zo werkt het gewoon niet altijd. Ik nam het constant mee naar huis en had nooit het gevoel dat het werk ‘klaar’ was.” Sinds ibis Styles Almere werkt met Groupz is dat compleet veranderd. Er is meer overzicht, minder stress en vooral veel meer rust in het dagelijkse werk.
Alles rondom groepen draaide op handmatig werk
Toen Natasja in maart 2024 begon bij ibis Styles Almere, was er rondom groepsreserveringen weinig vastgelegd. Verschillende collega’s deden iets, waardoor overzicht ontbrak. “Een deel van de groepen stond in Opera, een deel nog niet. Ik moest mails doorspitten en kwam soms verrassingen tegen van groepen die al bevestigd waren, maar nog niet in het systeem stonden.”
Het duurde maanden voordat alles op orde was. Groepsaanvragen verliepen volledig via e-mail. Offertes werden handmatig opgesteld, facturen gemaakt in Excel en wijzigingen moesten steeds opnieuw aangepast en verstuurd worden. “Dat was in drukke periodes echt niet meer te doen,” vertelt Natasja. “Ik begon mijn dag regelmatig met 60 ongelezen mails.”
Ook het bewaken van betalingen en decision dates kostte veel aandacht. Naast Opera moest Natasja zelf reminders in Outlook zetten om niets te vergeten. “Je was continu alles zelf aan het plannen en controleren.”
“Een simpel getypt mailtje vond ik gewoon niet professioneel”
Voor Natasja zat een belangrijk knelpunt niet alleen in de werkdruk, maar ook in de uitstraling richting boekers en touroperators: “We hadden wel templates, maar uiteindelijk stuurde je toch gewoon een simpel getypt mailtje terug. Ik vond al heel lang dat dat professioneler moest.”
Dat gold ook voor facturen. “Alles ging via Excel. Je moest handmatig gegevens aanpassen, opnieuw opslaan en opnieuw mailen. En als er een wijziging kwam, begon dat proces weer opnieuw.” Daardoor ging veel tijd verloren aan controlewerk. “Je vroeg jezelf constant af: klopt de factuur wel? Zit er geen typfout in? Dat kostte enorm veel tijd.”
"Of minder groepen… of het proces moest veranderen”
Op een gegeven moment werd duidelijk dat de bestaande manier van werken niet schaalbaar meer was. “Er moest voor mij echt iets veranderen,” zegt Natasja. “Of minder groepen en daar genoegen mee nemen, óf doorgaan met de hoeveelheid groepen die we deden, maar dan moest het proces anders ingericht worden.”
Volgens haar was het simpelweg niet meer vol te houden voor één persoon: “Als we op de oude manier waren blijven werken, vraag ik me af of ik deze functie vol had weten te houden.”
Via interim-manager Thijs Merks kwam Groupz uiteindelijk in beeld. Hij kende het systeem vanuit een ander ibis hotel en liet het zien aan Natasja: “Ik dacht meteen: dit is precies iets voor ons.”
Van 15 minuten naar 5 minuten per offerte
Voor Natasja waren er drie dingen die direct doorslaggevend waren:
- professionelere offertes
- efficiënter werken met facturen
- meer grip op taken en opvolging
“Voorheen was ik ongeveer 15 minuten bezig met een offerte. Nu ongeveer 5.” Dat verschil zit niet alleen in snelheid, maar ook in kwaliteit. “Nu stuur je echt een mooie, professionele offerte met afbeeldingen van het hotel, voorwaarden en een nette uitstraling.”
Ook rondom facturen merkt Natasja dagelijks verschil. “Je hoeft je niet meer af te vragen of alles klopt. Geen typfoutjes meer, geen losse Excel-bestanden. Dat scheelt heel veel controlewerk.”
Daarnaast zorgen de automatische taken en reminders voor meer rust in haar hoofd. “Voorheen zette ik alles handmatig in mijn agenda. Nu hoef ik daar zelf niet meer continu over na te denken, omdat ik weet dat ik reminders krijg.”
“Je hoeft niet veel extra groepen binnen te halen om de investering terug te verdienen”
Hoewel Natasja zelf direct enthousiast was over Groupz, moest ook de eigenaar overtuigd worden. Daarom begon ze concreet te kijken naar de tijdswinst in het proces.
“Ik ben gaan vergelijken hoeveel tijd een offerte eerst kostte en hoeveel met Groupz.” Volgens Natasja werd daardoor snel duidelijk dat sneller reageren ook commercieel verschil maakt. “Je hoeft helemaal niet zoveel extra groepen binnen te halen om de investering terug te verdienen.” Inmiddels is de samenwerking met Groupz verlengd. “Als je eenmaal gewend bent aan deze manier van werken, wil je gewoon niet meer terug.”
“Of we moesten minder groepen accepteren, of het proces moest veranderen. Dankzij Groupz kunnen we meer groepen verwerken dan ooit, terwijl ik juist meer rust en grip ervaar in mijn dagelijkse werk.”— Natasja, Reservations Manager |
Meer groepen verwerken zonder extra druk
De grootste winst zit volgens Natasja in de combinatie van snelheid en overzicht. Omdat offertes sneller verstuurd worden en wijzigingen eenvoudiger verwerkt kunnen worden, blijft er minder werk liggen. Daardoor kan ibis Styles Almere sneller reageren richting touroperators. “Mensen willen snel antwoord. We leven in een snelle wereld en daar moet je als hotel gewoon in meegaan.” Dat merken touroperators volgens haar ook direct. “Ik hoor vaak terug dat ze het fijn vinden dat ik zo snel reageer.”
Dat heeft direct effect op het aantal groepen. In 2024 verwerkte het hotel in totaal 146 groepen. In 2025, terwijl Groupz pas iets meer dan een half jaar volledig werd gebruikt, groeide dat aantal al naar 241 groepen. “Dat is natuurlijk deels te danken aan relatieopbouw,” zegt Natasja. “Maar ook omdat je sneller reageert en dingen niet blijven liggen.”
“Ik kan mijn werk nu veel beter op mijn werk laten”
Waar Natasja vroeger constant het gevoel had achter de feiten aan te lopen, ervaart ze nu veel meer rust en overzicht in haar werkdag. “Als we op de oude manier waren blijven werken, had ik dit werk denk ik niet blijven doen. Het was gewoon te veel voor één persoon.”
Volgens Natasja zat de grootste druk niet alleen in de hoeveelheid groepen, maar vooral in alles wat handmatig bijgehouden moest worden. “Ik had altijd een overvolle mailbox waardoor je soms echt door de bomen het bos niet meer zag. Nu ben ik gewoon bij.”
Dat verschil merkt ze niet alleen op werk, maar juist ook thuis. En dat is uiteindelijk het belangrijkste resultaat: “Voorheen nam ik mijn werk constant mee naar huis. Nu kan ik mijn werk veel beter op mijn werk laten en merk ik een betere balans tussen werk en privé. Daardoor zit ik beter in mijn vel. En als je goed in je vel zit, kun je goed functioneren. Zowel op je werk als thuis.”
Eindelijk tijd voor aftersales en relatiebeheer
Doordat er minder tijd verloren gaat aan administratie, ontstaat er ook ruimte voor iets anders: relatiebeheer. Natasja: “Vroeger deden we eigenlijk helemaal niets aan aftersales. Daar was simpelweg geen tijd voor. Nu bel ik regelmatig na een verblijf om te vragen hoe het gegaan is. Ik vind het belangrijk om te horen of alles naar wens was en of er verbeterpunten zijn.” Dat helpt niet alleen bij de relatie met touroperators, maar ook bij het verbeteren van de operatie. Natasja: “Als wij niet horen dat bijvoorbeeld de wifi slecht was, kunnen we er ook niets aan verbeteren.”
Touroperators merken vooral de snelheid
Touroperators reageren volgens Natasja vooral positief op de snelheid en professionaliteit van het proces. Natasja: “Ik hoor vaak dat offertes er netjes en professioneel uitzien.” Ook wijzigingen verlopen veel makkelijker dan voorheen. “Als een groep geannuleerd moet worden of extra kamers wil toevoegen, gaat dat nu heel snel. Daarnaast zien zij meteen welke extra kosten dat met zich mee brengt.”
Voor beide partijen levert dat rust op. “Het is gewoon een veel makkelijker proces geworden.”
“Als er iets is, worden we super snel geholpen”
Naast het systeem zelf waardeert Natasja vooral de samenwerking met Groupz: “Als je vragen hebt, kun je altijd bellen met Jenneke en je wordt super snel geholpen.” Dat maakt volgens haar een groot verschil tijdens implementatie én in de dagelijkse praktijk. “Als iets niet helemaal naar wens werkt of je wilt iets aanpassen, wordt dat snel opgepakt. Dat werkt gewoon heel fijn.”
“Je krijgt absoluut geen spijt”
Als Natasja andere hotels één advies mag geven, hoeft ze niet lang na te denken: “Je krijgt absoluut geen spijt. Werken met Groupz bespaart je enorm veel tijd en het maakt het werk gewoon een stuk leuker.”
Zelf ervaren wat Groupz kan betekenen?
Veel hotels herkennen de situatie van ibis Styles Almere: groepsaanvragen verspreid over mailboxen, Excel-bestanden, losse reminders en handmatige opvolging. Dat werkt, maar kost vaak veel meer tijd en energie dan nodig is.
Met Groupz wordt het volledige groepsproces - van offerte tot factuur, communicatie en opvolging - samengebracht in één overzichtelijk platform.
Daarom kun je Groupz 4 tot 8 weken gratis proberen via de Proof of Value Pilot. Zo ervaart jouw hotel met echte groepsaanvragen hoeveel tijd, rust en overzicht het oplevert. Ontdek zonder risico hoeveel winst er nog zit in jullie groepsproces.
