Groepsboekingen en je PMS: waar stopt het en waar begint Groupz?
Een reserveringssysteem is onmisbaar voor de dagelijkse hoteloperatie. Maar bij groepsboekingen loopt het anders: offertes, namenlijsten, kamerindelingen en annuleringen kosten vaak veel tijd en zorgen voor fouten. Precies dát stuk neemt Groupz je uit handen. Niet als vervanger van je PMS, maar als slimme aanvulling die het groepsproces automatiseert.
In het kort: waarom hotels kiezen voor Groupz
- Groupz werkt naast Opera, Mews, Protel, RoomRaccoon, Siteminder, Bookingmonster, LeisureKing, Hotelizer, Thynk, Lodgiq
- 80% minder administratie per groepsboeking
- Geen fouten en stress meer bij groepsreserveringen
- Binnen 1 dag live zonder technische implementatie
Waarom een standaard reserveringssysteem niet genoeg is bij groepen
Een Property Management System (PMS) of Central Reservation System (CRS) is onmisbaar in elk hotel. Zonder dat heb je geen overzicht van kamers, tarieven en dagelijkse operatie. Perfect voor individuele boekingen.
Maar groepsreserveringen zijn anders. Dan komt er méér bij kijken: offertes, opties, namenlijsten, kamerindelingen, annuleringen en last-minute wijzigingen. Vaak verloopt dit via e-mails en Excel-bestanden, waardoor overzicht ontbreekt en fouten op de loer liggen.
Een PMS lost dat stuk niet op. Groupz wel: als aanvulling, niet als vervanger.
✅ Individuele kamers: beschikbaarheid, tarieven, planning → uitstekend.
❌ Groepen: offertes, opties, namenlijsten, kamerindeling, wijzigingen, annuleringsvoorwaarden, draaiboek, interne taken → versnipperd en foutgevoelig.
Het gevolg?
☹️ 18 e-mails voor één kamerwissel
☹️ Taken die tussen wal en schip vallen
☹️ Fouten in Excel → boze gasten bij check-in
☹️ Discussies met boekers over annuleringen
☹️ Stress op drukke dagen
☹️ Gemiste omzet
Hoe Groupz dit aanvult
Dit levert het op
Voor reserveringsteams:
- 80% minder administratie → meer tijd voor gastvrijheid
- Minder fouten & stress → automatische berekeningen en reminders
- Meer overzicht & grip → één centrale plek voor communicatie en taken
Voor boekers:
- Meer gemak en transparantie → alles zelf inzien en beheren
- Snellere duidelijkheid → offertes en wijzigingen direct geregeld
- Heldere voorwaarden → geen verrassingen of discussies achteraf
Je reserveringssysteem + Groupz = complete grip
Je PMS blijft de basis voor kamers en tarieven. Groupz vult het gat dat ontstaat bij groepsreserveringen. Het is PMS-onafhankelijk en werkt naast systemen als Opera, Mews, Protel, RoomRaccoon, Siteminder, Bookingmonster, LeisureKing, Hotelizer, Thynk of Lodgiq.
Veelgestelde vragen
Nee. Je PMS/CRS blijft de basis voor kamers en tarieven. Groupz regelt het groepsproces tussen vraag en aankomst. Precies het stuk waar je nu tijd verliest.
We werken PMS-onafhankelijk. Of je nu werkt met Opera, Mews, Protel, RoomRaccoon, Siteminder, Bookingmonster, LeisureKing, Hotelizer, Thynk of Lodgiq: je blijft je eigen PMS gebruiken. Groupz automatiseert het groepsproces eromheen. Veel hoteliers vragen direct om een koppeling met hun PMS, maar de vraag is: waarom eigenlijk?
Voor individuele reserveringen is een PMS-koppeling cruciaal om beschikbaarheid en prijzen realtime te tonen. Bij groepsreserveringen werkt dat anders. Niemand wil dat een groepsboeker in Groupz zelf kamers gaat bijboeken of beschikbaarheid kan zien. Dat zou juist extra risico en complexiteit opleveren.
De enige échte voordelen van een PMS-koppeling voor groepen zijn het automatisch verwerken van de namenlijst en het verwerken van annuleringen. Maar beide leveren nauwelijks tijdwinst op, terwijl de investering en technische complexiteit voor hotels en voor ons enorm zijn.
Daarom ligt de kracht van Groupz niet in koppelen, maar in het automatiseren van de communicatie en administratie rondom groepsboekingen. Daar zit de échte 80% tijdwinst en tevredenheid van zowel boeker als team.
Het gebruik van Groupz binnen je hotel brengt verschillende voordelen met zich mee. Hieronder lichten we een aantal voordelen uit:
- 80% minder administratietijd
- 20% hogere conversie op groepsaanvragen
- Minder fouten door automatische herinneringen & overzichtelijke statusupdates
- Meer tijd voor gastgericht werk en upselling
- Blije boekers en medewerkers
Groupz is binnen één dag operationeel. Het enige dat nodig is: basisinformatie van het hotel (kamers, types, voorwaarden). Daarna is het systeem direct klaar voor gebruik.
Een live demo of meer informatie? Plan een persoonlijke afspraak.
Product & Operations Manager
maak eenvoudig een afspraak met Jenneke
Hotelier & Founder