Met Groupz kreeg Allrounder Senior Ganna grip op groepsaanvragen, minder fouten en weer tijd voor écht gastcontact.

Een interview met Ganna, Allrounder Senior bij GenM Hotels.

In haar rol als Allrounder Senior bij GenM Hotels is Ganna verantwoordelijk voor groeps- en zaalreserveringen, customer service voor individuele gasten én ondersteuning van HR. Juist die afwisseling maakt haar werk leuk: van operationele vragen tot gastcontact en administratie. Geen dag is hetzelfde.

Tot begin 2024 verliep het groepsproces nog grotendeels handmatig: via e-mails, Excel-bestanden en onderlinge afstemming. Geen ramp, maar het kostte tijd. En het was niet altijd duidelijk wie wat had opgepakt. Sinds de overstap naar Groupz is er overzicht, rust en weer ruimte voor persoonlijk contact met gasten. Ganna deelt wat dat in haar werk heeft veranderd.

Voorheen: hard werken, veel schakelen

Voor de introductie van Groupz verliep het verwerken van groepsaanvragen grotendeels handmatig. Ganna: “We werkten met Excel, e-mail en soms WhatsApp. Dat werkte op zich prima, maar het kostte wel veel tijd om alles goed op elkaar af te stemmen. Zeker als er wijzigingen binnenkwamen of meerdere mensen aan een boeking werkten.”

Omdat iedereen zijn eigen werkwijze had, was goede interne afstemming belangrijk. “Het vergde veel overleg en dubbelchecken. Op dat moment voelde het als de standaard manier van werken, maar achteraf zie je hoeveel efficiënter het kan.”

Ook administratieve taken als offertes opstellen en gastenlijsten invoeren vroegen veel aandacht. “Je was vooral bezig met uitvoerende handelingen. Het werk was repeterend en daardoor ook minder uitdagend. Daarnaast miste ik het contact met de gasten, want daar was vaak geen tijd voor.”

De overstap: betrokken, stap voor stap

Toen Ganna in juli 2024 met Groupz ging werken, voelde dat meteen goed. “Ik werd stap voor stap meegenomen in hoe het werkte. Mijn input werd serieus genomen en ik kon zelf testboekingen maken. Zo begreep ik precies wat het systeem voor de gast én voor ons doet.”

De overstap verliep soepel. “Het systeem wijst zichzelf. Binnen twee dagen kon ik zelfstandig boekingen aanmaken en beheren. Vooral het feit dat alles op één plek staat, van aanvraag tot factuur, maakt het overzichtelijk en rustig.”

De winst: tijd voor échte gastvrijheid

Sinds de invoering van Groupz is Ganna’s werkdag inhoudelijk veranderd. “Doordat veel administratieve taken zijn geautomatiseerd, heb ik nu meer tijd voor persoonlijk contact. We bellen vaker met gasten om te horen wat ze belangrijk vinden en waar ze voor komen. Op die manier kunnen we bij aankomst wat extra’s voor ze doen. Soms staan we zelfs klaar bij aankomst om ze persoonlijk te ontvangen. Dat is toch het leukste deel van het werk.”

Ook achter de schermen is het verschil duidelijk merkbaar. “Er is minder kans op misverstanden of fouten, omdat de boeker zelf de controle houdt over zijn of haar boeking. Dat geeft ons vertrouwen. En de gast ook.”

Daarnaast is de samenwerking met collega’s verbeterd. “Iedereen werkt in hetzelfde systeem, met dezelfde informatie. Dat geeft rust, duidelijkheid en versterkt het vertrouwen onderling.”

Ook gasten merken het verschil

Niet alleen het team, maar ook de gasten ervaren voordelen van Groupz. “In het begin vonden sommige boekers het spannend om zelf met Groupz te werken,” vertelt Ganna. “Maar al snel merkten we hoe positief ze reageerden. Ze hebben nu meer inzicht in hun eigen boeking en kunnen makkelijk details aanpassen of controleren. Dat geeft hen het gevoel van grip én vertrouwen.”

Volgens Ganna ervaren gasten de communicatie als transparanter en professioneler. “Het voelt voor hen alsof ze boeken via een modern reserveringsplatform, zoals ze dat ook voor individuele reizen gewend zijn. Daardoor is de hele ervaring soepeler en gastgerichter.”

“Je merkt het verschil bij de eerste boeking”

Wat Ganna betreft is Groupz een aanrader voor elk hotel die met groepsaanvragen werkt. “Ik snap dat een nieuw systeem spannend kan zijn, maar je merkt direct hoeveel het oplevert. Meer overzicht, minder druk, meer ruimte voor wat echt belangrijk is: de gast.”

Voor haar persoonlijk betekent het meer variatie in het werk, meer eigenaarschap en vooral meer plezier. “Ik ben niet alleen bezig met verwerken, maar met verbeteren. En dat maakt mijn werk een stuk leuker."