Voor veel hotels zijn groepsboekingen een belangrijk onderdeel van de omzet. Tegelijkertijd zijn ze vaak het meest foutgevoelige en tijdrovende deel van het reserveringsproces. De reden daarachter? Omdat het groepsproces in veel hotels nooit echt is ingericht. Het groeit organisch, met e-mails, Excel en losse afspraken.
Steeds vaker komt dan de vraag op: kunnen we dit niet slimmer organiseren of automatiseren? Maar automatiseren roept ook direct vragen op. Wordt het dan onpersoonlijk? Verliezen we de controle over de boeking? En misschien wel de belangrijkste: betekent automatiseren dat we mensen moeten laten gaan?
Die vragen zijn begrijpelijk. Zeker in een sector waar mensen het verschil maken. Daarom is het belangrijk om eerst helder te krijgen wat automatiseren van groepsboekingen wél en níet betekent.
Wat automatiseren van groepsboekingen wél (en niet) betekent
Automatiseren wordt vaak gezien als een technische ingreep. In de praktijk gaat het vooral over het wegnemen van onnodig handmatig werk.
Automatiseren betekent niet:
- minder persoonlijk contact
- alles standaard maken
- mensen vervangen
Automatiseren in hotels betekent vooral:
- repeterende taken uit het proces halen
- foutgevoelige handelingen beperken
- informatie op één plek vastleggen
Een goed geautomatiseerd groepsproces ondersteunt het team. Door deze onderdelen van het proces te automatiseren, kunnen mensen zich richten op uitzonderingen en echt gastcontact.
Het traditionele groepsproces (en waar het vastloopt)
In veel hotels verloopt een groepsboeking ongeveer zo:
- Aanvraag per mail
- Offerte handmatig opgesteld
- Bevestiging per e-mail
- Namenlijst later aangeleverd (vaak meerdere versies)
- Wijzigingen via losse mails
- Interne overdracht naar front office en housekeeping
Op zich is dit een werkbare manier van werken, zolang het niet te druk is en iedereen beschikbaar blijft. Maar zodra de druk toeneemt of een collega onverwacht uitvalt, ontstaan er problemen.
Informatie raakt versnipperd over e-mails en losse bestanden, waardoor het voor iemand die een boeking overneemt lastig is om snel het volledige overzicht te krijgen. Taken worden makkelijker vergeten omdat niet altijd duidelijk is wat al is opgepakt en wat nog openstaat. Het kost veel tijd om alle benodigde informatie terug te zoeken. Tijd die er op dat moment vaak niet is.
Dit vergroot de kans op fouten en maakt het lastiger om consequent dezelfde service te bieden. Richting aankomst zorgt dat voor extra stress in het team. Voor de boeker is het bovendien vervelend wanneer een nieuwe contactpersoon niet over alle details beschikt en informatie opnieuw moet worden aangeleverd. Dat kost extra tijd en kan uiteindelijk ten koste gaan van de gastervaring.
De complexiteit zit dus niet in de groep, maar in het proces eromheen.
Dat groepsboekingen vaak als ‘gedoe’ worden ervaren, is geen toeval. In veel hotels kosten groepen structureel meer tijd en geld dan nodig is. Vooral door hoe het proces is ingericht. 👉 Lees hier waarom groepsboekingen in hotels structureel meer tijd en geld kosten dan nodig is
Hoe een gestroomlijnd groepsproces eruitziet
Hotels die groepsboekingen succesvol automatiseren, werken met één helder proces van aanvraag tot aankomst.
1 Aanvraag & offerte- gestructureerde aanvraag
- direct volledige informatie
- offerte vanuit één centrale omgeving
- meer tijd voor een persoonlijk salesgesprek, doordat minder tijd verloren gaat aan administratie
- betere aansluiting op de wensen van de groep, wat leidt tot een passender offerte en hogere conversie
2 Bevestiging & vastlegging
- afspraken en aantallen centraal vastgelegd
- inzichtelijk voor alle betrokken afdelingen
3 Namenlijsten & kamerverdeling
- boeker beheert zelf de namenlijsten en kamerverdeling
- realtime inzicht in wijzigingen
- één waarheid voor front office en boeker
4 Wijzigingen & communicatie
- alle communicatie geborgd op één plek
- wijzigingen direct zichtbaar
- minder interpretatieverschillen
5 Aankomst & uitvoering
- volledige informatie vooraf
- voorspelbaarheid voor teams
- minder piekdrukte
Automatiseren betekent niet minder mensen, maar ander werk
Een hardnekkige misvatting is dat automatiseren automatisch leidt tot functieverlies. Bij groepsboekingen is dat eigenlijk vrijwel nooit het geval. Wat verdwijnt, is vooral administratief werk:
- gegevens overtypen
- Excel-lijsten bijhouden
- zoeken naar de juiste mail
- fouten herstellen
Wat ervoor terugkomt, is tijd voor werk dat er écht toe doet:
- persoonlijk contact met gasten
- afstemming tussen afdelingen
- het begeleiden van uitzonderingen en maatwerk
Automatisering maakt teams niet kleiner, maar effectiever. Mensen worden vrijgespeeld om te doen waar ze goed in zijn en wat in de hotellerie het verschil maakt: aandacht voor de gast.
Automatiseren zonder extra complexiteit
Automatiseren roept soms ook de angst op voor “weer een extra systeem”. In de praktijk werkt het anders wanneer het groepsproces centraal wordt ingericht.
Met Groupz automatiseren hotels het volledige groepsproces van aanvraag tot aankomst. Aanvragen, offertes, namenlijsten, wijzigingen en interne afstemming worden centraal vastgelegd, waardoor e-mail en Excel hun leidende rol verliezen.
Dat zorgt voor:
- één overzichtelijk groepsproces
- minder overdracht
- minder fouten
- meer rust
Niet door harder te werken, maar door slimmer te organiseren.
Wanneer automatiseren werkt (en wanneer niet)
Automatisering werkt alleen als:
- het proces duidelijk is
- verantwoordelijkheden helder zijn
- uitzonderingen uitzonderingen blijven
Automatiseren zonder proces leidt tot digitale chaos. Automatiseren mét proces zorgt voor overzicht, rust en voorspelbaarheid.
Conclusie
Groepsboekingen automatiseren gaat niet over techniek, maar over het goed inrichten van een complex proces. Door repeterend werk te automatiseren, ontstaat ruimte voor menselijk werk. En juist dát maakt hotels sterker.
Automatisering is daarmee geen bedreiging voor teams, maar een manier om:
- werkdruk te verlagen
- fouten te verminderen
- kosten beheersbaar te houden
- en meer aandacht te hebben voor de gast
Precies daar ligt de echte winst van een gestroomlijnd groepsproces.
Ontdekken waar jij tijd kunt winnen?
Plan dan gratis & vrijblijvend een afspraak in met Jenneke, zodat jullie samen door jullie huidige situatie heen kunnen lopen.
