Gestroomlijnde groepsboekingen voor exclusieve evenementen: De Heuvel Gallery over hun samenwerking met Groupz 

Interview met Rosalie van De Heuvel Gallery/Stiletto Club

De Heuvel Gallery in Tilburg is al jarenlang dé locatie voor exclusieve party’s en evenementen. Onder de naam Stiletto Club organiseren Rosalie en haar team stijlvolle feesten waar muziek, dresscode en sfeer samenkomen tot een onvergetelijke ervaring. 

Omdat veel gasten van buiten de stad komen, werkt ze nauw samen met Mercure Hotel Tilburg Centrum en ibis Tilburg om complete arrangementen aan te bieden. Deze bevatten vaak overnachting voor twee personen, tickets voor het evenement en ontbijt. Een belangrijke service, want veel bezoekers willen na een avond feesten direct in de buurt overnachten. 

Uitdaging vóór Groupz 

Voorheen verliep het organiseren van deze groepsovernachtingen minder gestructureerd. Informatie was vaak verspreid, er was weinig inzicht voor alle betrokkenen en de communicatie met hotels was vaak afhankelijk van één contactpersoon. “Het ging soms een beetje houtje-touwtje bij ons,” vertelt Rosalie. “En met zo’n overnachting is dat best spannend. Dat moet gewoon goed geregeld zijn voor onze gasten.” 

De overstap naar Groupz 

Sinds de eerste boeking in november 2024 werkt Rosalie met Groupz. Inmiddels regelt ze al haar groepsreserveringen via het platform. “Nu heb ik altijd overzicht: hoeveel kamers er zijn, welke actiepunten openstaan en wat de deadlines zijn. Iedereen kan erbij, en via de chatfunctie krijg ik snel en duidelijk antwoord,” aldus Rosalie. Ook de automatische herinneringen en het stap-voor-stapproces zorgen voor rust in de voorbereiding. 

Rosalie ervaart Groupz als gebruiksvriendelijk en overzichtelijk: “Je kunt alles stap voor stap doorlopen, waardoor je snel je weg vindt.” Nieuwe functies, zoals het slepen bij de kamerindeling, waren soms even wennen. “Maar als ik er niet helemaal uitkwam, kreeg ik meteen telefonische hulp om me erdoorheen te loodsen. Dat vond ik echt heel prettig.” 

Wat maakt het werken met Groupz extra waardevol?

Voor Rosalie is het vooral de combinatie van overzicht en directe communicatie. “De chatfunctie is ideaal. Het is fijn om makkelijk en snel contact te zoeken. Je weet dat je dezelfde dag reactie krijgt en meteen bij de juiste persoon terechtkomt.” Alle aantallen, prijzen en namenlijsten staan op één plek, wat dubbelchecken eenvoudig maakt. In de hectiek van het organiseren geeft dat rust en zekerheid.  

Een aanvullende wens zou zijn om iets meer flexibiliteit te hebben in de namenlijst: “De meeste boekingen worden gemaakt vanuit koppels. Omdat we discretie heel belangrijk vinden, weten we daardoor vaak maar één naam. Bij de kamerindeling in Groupz moet je meerdere mensen toewijzen aan een kamer, wat logisch is. Maar in ons geval is dat dus soms wat anders." 

Rosalie’s conclusie

“Groupz geeft mij overzicht en zekerheid. Alles staat op één plek, ik kan altijd controleren of alles klopt en ik weet dat de communicatie met het hotel goed verloopt. Voor mij is dat heel belangrijk.”