ibis Styles Delft City Centre: meer structuur, rust en tijd dankzij Groupz

Interview met Anita, General Manager

Sommige routines voelen zo vanzelfsprekend dat je niet eens doorhebt hoeveel tijd ze kosten. Dat was ook het geval bij ibis Styles Delft City Centre. “We deden groepsreserveringen al jaren op dezelfde manier,” vertelt General Manager Anita. “Offertes in Word, proforma’s in Excel, mailtjes heen en weer. Dat werkte, maar kostte stiekem veel tijd en voelde onoverzichtelijk.”

Toen groepsaanvragen na corona weer toenamen, groeide ook de druk. “We wilden het beter organiseren, maar wisten niet goed hóe. Pas toen we met Groupz aan de slag gingen, zag ik hoe houtje-touwtje het proces daarvoor eigenlijk was.” Inmiddels heeft het hotel niet alleen veel tijd gewonnen, maar ook rust, grip en vertrouwen in het proces.

Voor Groupz: een vertrouwde manier van werken

Sinds de opening in 2021 bouwde Anita met haar team aan een jong en energiek hotel in het hart van Delft. Anita regelde de groepsreserveringen zelf, samen met Operations Manager Nina. “We deden alles met z’n tweeën,” vertelt Anita. “Aanvragen kwamen binnen via de receptie of in de mailbox, offertes maakten we in Word en proforma’s in Excel. We hielden taken bij in onze agenda om niks te vergeten. Dat werkte prima, maar het was bewerkelijk en foutgevoelig.”

Toen Thijs Merks, eigenaar van ibis Styles Delft City Centre, Groupz onder haar aandacht bracht, was ze direct nieuwsgierig. “Tijdens de demo met Jenneke zag ik meteen het potentieel. Alles bij elkaar in één systeem, taken automatisch, communicatie geborgd. Dat klonk direct als iets wat we nodig hadden.”

De overstap: van gewoonte naar gemak

Begin 2025 besloot ibis Styles Delft City Centre met Groupz te starten. Nina nam samen met Jenneke de implementatie op zich; Anita ondersteunde en keek mee vanuit haar managementrol. “We waren in het begin eerlijk gezegd wat terughoudend. Je doet iets al een lange tijd op dezelfde manier, dus een verandering is spannend. Zeker voor medewerkers. Wat ons hierin echt geholpen heeft is de begeleiding van Jenneke. Ze nam de tijd, checkt regelmatig in en hielp ons de kant van de gast te begrijpen. Dat gaf vertrouwen.”

De samenwerking met Groupz noemt Anita uitzonderlijk goed. “Het geduld en de input van Jenneke stel ik echt heel erg op prijs. We konden altijd bellen met vragen, ook over dingen buiten de techniek. Er werd ook nagedacht over het meenemen van onze medewerkers in deze verandering. Ik vond het bijvoorbeeld heel fijn dat Jenneke ons het hele proces liet zien vanuit het perspectief van de boeker, daardoor was het nog duidelijke wat het ons op zou leveren. Het voelde alsof ze echt naast ons stonden. Dat we het samen deden.”

Meer overzicht, meer tijd, meer rust

De grootste winst? Rust, tijd en overzicht. “Eerst kreeg je soms twintig mailtjes voor één groep. Nu staat alles netjes bij elkaar in Groupz. Je ziet precies wat de status is van aanvragen, wat er nog openstaat en wanneer iets moet gebeuren. De communicatie is geborgd en je wordt automatisch herinnerd aan openstaande taken. Daardoor vergeet je niks meer. Dat scheelt echt enorm veel tijd.”

Ook de kwaliteit van het werk ging omhoog. “De offertes zien er professioneel uit, proforma’s worden automatisch en foutloos aangemaakt. In het verleden was dit foutgevoelig en dat kostte tijd en soms geld. Dat soort fouten zijn nu verleden tijd.”

Die tijdswinst wordt nu ingezet waar het echt om draait: de gast. “We hebben meer tijd voor persoonlijk contact, betere opvolging en ondersteuning in het team. Onze medewerker groepsreserveringen werkt ook op andere afdelingen, dus die efficiëntie is goud waard.”

Resultaten die impact maken

Groupz heeft ibis Styles Delft City Centre structuur, grip en rust gebracht. “Het is overzichtelijk, voorspelbaar en professioneel. Voor mij als manager is het een gerust gevoel dat ik altijd inzicht heb in wat er speelt. En het is prettiger werken. Er is minder ruis, minder stress en meer tijd voor kwaliteit.”

Ook de boekers zelf raken gewend aan het systeem. “In het begin was het even wennen, maar inmiddels gebruiken ze het portaal goed. De chatfunctie werkt heel fijn en wijzigingen kunnen eenvoudig doorgevoerd worden. Dat maakt het voor iedereen efficiënter.”

“Gewoon doen!”

Voor Anita is de conclusie duidelijk: “Groupz brengt structuur, overzicht en rust in het hele proces: van aanvraag tot aftersales. Het scheelt tijd, voorkomt fouten en zorgt dat je tijd overhoudt voor dat wat er echt toe doet: gastvrijheid.” Haar advies aan andere hoteliers is ook kort en krachtig: “Gewoon doen. Neem er even de tijd voor in het begin. Je moet het systeem leren kennen en je processen goed overzetten. Maar als dat eenmaal staat, wil je nooit meer terug.”