Groepsboekingen? Groupz gaat verder waar je hotel PMS systeem stopt
In het kort: waarom hotels kiezen voor Groupz
- Groupz werkt naast Opera, Mews, Protel, RoomRaccoon, Siteminder, Bookingmonster, LeisureKing, Hotelizer, Thynk, Lodgiq
- 80% minder administratie per groepsboeking
- Geen fouten en stress meer bij groepsreserveringen
- Binnen 1 dag live zonder technische implementatie
Waarom een standaard reserveringssysteem niet genoeg is bij groepen
Hotels draaien op reserveringssystemen (PMS/CRS/IBE). Zonder dat heb je geen grip op beschikbaarheid, tarieven en je dagelijkse operatie. Perfect voor individuele kamerboekingen.
Voor groepsreserveringen werkt dat anders. Daar verlies je tijd in heen-en-weer mailen, losse Excel-bestanden die rondgaan en last-minute wijzigingen. Er wordt vaak gewerkt vanuit één mailbox, met eindeloze zoektochten naar communicatie.
Dát stuk lost je reserveringssysteem niet voor je op. Groupz wel. Niet als vervanger, maar als aanvulling. Je PMS regelt de kamers. Groupz regelt het héle groepsproces: van aanvraag tot aankomst.
✅ Individuele kamers: beschikbaarheid, tarieven, planning → uitstekend.
❌ Groepen: offertes, opties, namenlijsten, kamerindeling, wijzigingen, annuleringsvoorwaarden, draaiboek, interne taken → versnipperd en foutgevoelig.
Het gevolg?
18 e-mails voor één kamerwissel
Taken die tussen wal en schip vallen
Fouten in Excel → boze gasten bij check-in
Discussies met boekers over annuleringen
Stress op drukke dagen
Gemiste omzet
Groupz: automatisering waar je PMS stopt
Wat anderen zeggen
“Dankzij Groupz hebben we eindelijk overzicht, besparen we op personeelskosten én ervaren onze boekers veel meer rust en duidelijkheid in het proces. Die combinatie maakt echt het verschil: voor ons én voor hen.”
Je reserveringssysteem + Groupz = complete grip
Groupz vervangt je PMS niet. Het is het ontbrekende puzzelstukje. Je blijft je reserveringssysteem gebruiken – of dat nu Opera, Mews, Protel, RoomRaccoon, Siteminder, Bookingmonster, LeisureKing, Hotelizer, Thynk of Lodgiq is – voor kamers en tarieven. Met Groupz automatiseer je het groepsproces ernaast.
|
|
PMS/CRS/IBE |
Groupz |
|
Doel |
Dagelijkse kameroperatie |
Volledig groepsproces (aanvraag → aankomst |
|
Offertes & opties |
Beperkt / handmatig |
Snel & gestandaardiseerd met reminders |
|
Namenlijsten/indeling |
Excel/mail |
Self-service boeker + realtime overzicht |
|
Wijzigingen |
Mail/telefoon |
Direct zichtbaar + audittrail |
|
Annuleringsvoorwaarden |
Onduidelijk in mail |
E-sign + automatische berekening |
|
Communicatie |
Meerdere inboxen |
Alle communicatie aan de boeking gekoppeld |
|
Taken & overdracht |
Handmatig/gevoelig voor fouten |
Automatisch & rolgebaseerd |
|
Export & draaiboek |
Losse documenten |
1-klik export (namenlijst/draaiboek) |
➡️ Samen zorgen ze voor 80% tijdwinst en 20% hogere conversie
Wat dit je reserveringsteam oplevert
80% minder administratie, meer tijd voor gastvrijheid
Geen eindeloze mailwisselingen meer met groepsboekers over beschikbaarheid, namenlijsten of wijzigingen. De boeker voert dit zelf in en Groupz bundelt alles op één plek.
➡️ Voordeel: minder Excel en Outlook, meer focus op persoonlijk contact en verkoop.
Minder fouten & minder stress
Groupz rekent automatisch annuleringen uit, bewaakt deadlines met reminders en houdt één versie van de waarheid bij.
➡️ Voordeel: geen dubbele lijsten, geen zoekgeraakte bijlagen, minder last-minute paniek.
Meer overzicht & grip op processen
Alle communicatie, taken en statussen staan direct inzichtelijk. Je ziet in één oogopslag wat er nog moet gebeuren en wie actie moet nemen – jij of de boeker.
➡️ Voordeel: controle over het proces, zonder dat je achter iedereen aan hoeft te jagen.
Waarom boekers óók fan zijn
Voor boekers betekent Groupz: minder frustratie, meer duidelijkheid en volledige grip op hun groepsreservering.
🎯 1. Grip & gemak over de eigen boeking
Boekers beheren alles zelf: namenlijsten, kamerindelingen, wijzigingen, extra’s.
➡️ Het voordeel: altijd overzicht en controle, zonder te wachten op reacties van het hotel.
🎯 2. Sneller duidelijkheid & minder frustratie
Geen lange doorlooptijden meer: offertes, opties en wijzigingen worden direct verwerkt in Groupz.
➡️ Het voordeel: veel sneller zekerheid voor hun groep, zonder frustrerende vertragingen.
🎯 3. Transparantie in voorwaarden & kosten
Annuleringsvoorwaarden zijn zichtbaar en geaccordeerd, en annuleringskosten worden automatisch berekend.
➡️ Het voordeel: geen nare verrassingen of discussies achteraf, alles is duidelijk en eerlijk vastgelegd.
Veelgestelde vragen
Nee. Je PMS/CRS blijft de basis voor kamers en tarieven. Groupz regelt het groepsproces tussen vraag en aankomst. Precies het stuk waar je nu tijd verliest.
We werken PMS-onafhankelijk. Of je nu werkt met Opera, Mews, Protel, RoomRaccoon, Siteminder, Bookingmonster, LeisureKing, Hotelizer, Thynk of Lodgiq: je blijft je eigen PMS gebruiken. Groupz automatiseert het groepsproces eromheen. Veel hoteliers vragen direct om een koppeling met hun PMS, maar de vraag is: waarom eigenlijk?
Voor individuele reserveringen is een PMS-koppeling cruciaal om beschikbaarheid en prijzen realtime te tonen. Bij groepsreserveringen werkt dat anders. Niemand wil dat een groepsboeker in Groupz zelf kamers gaat bijboeken of beschikbaarheid kan zien. Dat zou juist extra risico en complexiteit opleveren.
De enige échte voordelen van een PMS-koppeling voor groepen zijn het automatisch verwerken van de namenlijst en het verwerken van annuleringen. Maar beide leveren nauwelijks tijdwinst op, terwijl de investering en technische complexiteit voor hotels en voor ons enorm zijn.
Daarom ligt de kracht van Groupz niet in koppelen, maar in het automatiseren van de communicatie en administratie rondom groepsboekingen. Daar zit de échte 80% tijdwinst en tevredenheid van zowel boeker als team.
Het gebruik van Groupz binnen je hotel brengt verschillende voordelen met zich mee. Hieronder lichten we een aantal voordelen uit:
- 80% minder administratietijd
- 20% hogere conversie op groepsaanvragen
- Minder fouten door automatische herinneringen & overzichtelijke statusupdates
- Meer tijd voor gastgericht werk en upselling
- Blije boekers en medewerkers
Groupz is binnen één dag operationeel. Het enige dat nodig is: basisinformatie van het hotel (kamers, types, voorwaarden). Daarna is het systeem direct klaar voor gebruik.
Een live demo of meer informatie? Plan een persoonlijke afspraak.
Product & Operations Manager
maak eenvoudig een afspraak met Jenneke
Hotelier & Founder