Extra medewerkers of automatiseren in je hotel? | Groupz

Automatiseren levert je hotel meer op dan extra medewerkers zodra je reserveringsteam veel tijd kwijt is aan herhalende taken, zoals offertes opstellen en aanvragen opvolgen. Extra medewerkers aannemen loont vooral wanneer het aantal groepsreserveringen structureel groeit en je team de beschikbare tijd al efficiënt inzet.

Het aantal groepsreserveringen groeit, de werkdruk op de reserveringsafdeling neemt toe en medewerkers komen nauwelijks nog toe aan hun andere werkzaamheden. Is het tijd om een extra collega aan te nemen? Of valt er binnen het bestaande team nog veel capaciteit vrij te maken?

Voor veel hotels is dit een herkenbaar vraagstuk. Meer aanvragen betekenen meer offertes, communicatie, wijzigingen en administratieve werkzaamheden. En hoewel extra personeel een logische oplossing lijkt, is het verstandig om eerst te onderzoeken waar de werkdruk precies vandaan komt.

Want hoeveel tijd besteedt je team daadwerkelijk aan gasten en commerciële kansen? En hoeveel uur gaat verloren aan werkzaamheden die je ook kunt automatiseren?

Wanneer is extra medewerkers aannemen de juiste keuze?

Groei vraagt om capaciteit. Zeker wanneer een hotel structureel meer groepsaanvragen ontvangt, het aantal evenementen toeneemt of de commerciële ambities groeien.

Extra medewerkers aannemen kan dan een verstandige investering zijn. Bijvoorbeeld wanneer:

• Het aantal groepsreserveringen structureel groeit. Je team verwerkt meer aanvragen en heeft onvoldoende tijd om iedere commerciële kans goed op te volgen.
• Persoonlijke aandacht onder druk staat. Medewerkers hebben te weinig ruimte om gasten te adviseren, relaties te onderhouden en complexe aanvragen te behandelen.
• De werkzaamheden inhoudelijk toenemen. Denk aan grotere evenementen, ingewikkelde arrangementen of meer maatwerk voor zakelijke groepen.
• De bezetting kwetsbaar is. Bij ziekte, vakantie of personeelsverloop ontstaan direct achterstanden omdat te veel verantwoordelijkheden bij één medewerker liggen.

In deze situaties kan uitbreiding van het team bijdragen aan een betere gastbeleving, hogere conversie en verdere groei. Toch is er een belangrijke vraag die je als hotelmanager eerst moet beantwoorden: waar gaat de beschikbare werktijd momenteel naartoe?

Wanneer lijkt een procesprobleem op een personeelstekort?

Stel: je reserveringsafdeling ontvangt dagelijks tientallen e-mails over groepsboekingen. Medewerkers beantwoorden dezelfde vragen, stellen handmatig offertes op, controleren beschikbaarheid en verwerken wijzigingen in verschillende systemen.

Wanneer het aantal aanvragen stijgt, neemt ook deze administratieve belasting toe. Het gevolg? Medewerkers ervaren een hoge werkdruk, offertes blijven langer liggen en gasten moeten wachten op een reactie.

Het ligt voor de hand om te denken dat er extra medewerkers nodig zijn. Maar als een groot deel van de werkdag opgaat aan herhalende handelingen, neem je met een extra medewerker ook de bestaande inefficiëntie mee.

Een aantal signalen dat de werkdruk voortkomt uit het proces:

• Gegevens worden meerdere keren handmatig ingevoerd.
• Medewerkers zoeken informatie terug in verschillende mailboxen en documenten.
• Offertes en bevestigingen worden telkens opnieuw handmatig opgesteld[Jv1] .
• Opvolging van aanvragen is afhankelijk van handmatige herinneringen.
• Medewerkers besteden tijd aan controles die vaak geen vervolgactie vereisen, zoals controleren of een betaling al is ontvangen.
• De voortgang van groepsboekingen is lastig inzichtelijk.
• Nieuwe medewerkers hebben veel uitleg nodig voordat ze zelfstandig boekingen kunnen verwerken.

Herken je meerdere van deze signalen? Dan is het verstandig om eerst het groepsreserveringsproces onder de loep te nemen.

Structurele groei of inefficiëntie: hoe herken je het verschil?

Een stijging in het aantal groepsreserveringen betekent vrijwel altijd meer werk. Maar de hoeveelheid extra werk hoeft niet evenredig mee te groeien. Om te bepalen of je meer medewerkers nodig hebt, helpt het om twee cijfers naast elkaar te leggen: het aantal groepsreserveringen en de gemiddelde verwerkingstijd per reservering.

Stel dat je hotel vorig jaar 100 groepsreserveringen per maand verwerkte. Inmiddels zijn dat er 150. Een groei van 50%. Als iedere groepsreservering gemiddeld drie uur aan werkzaamheden kost, stijgt de maandelijkse tijdsbesteding van 300 naar 450 uur.

Maar wat gebeurt er wanneer je die verwerkingstijd terugbrengt naar anderhalf uur omdat je (een deel van) het proces automatiseert en handmatige handelingen vermindert? 

In dit voorbeeld kan hetzelfde team dus aanzienlijk meer reserveringen verwerken, zonder dat de werkdruk evenredig toeneemt. Dat is precies waarom het interessant is om bij groei eerst te kijken naar de inrichting van het proces.

Welke werkzaamheden kun je automatiseren en waar blijft persoonlijk contact belangrijk?

Binnen het groepsreserveringsproces zijn er werkzaamheden die veel tijd kosten, terwijl ze relatief weinig menselijke aandacht vereisen. Denk bijvoorbeeld aan het verzamelen van gegevens, het opstellen van standaardoffertes, het versturen van bevestigingen en het opvolgen van aanvragen.

Andere werkzaamheden vragen juist om persoonlijke betrokkenheid. Een gast die een meerdaags evenement organiseert, heeft mogelijk behoefte aan advies over de zaalindeling, arrangementen of specifieke wensen. Daar kan een ervaren reserveringsmedewerker commerciële meerwaarde bieden.

Door terugkerende werkzaamheden te automatiseren, ontstaat er ruimte voor medewerkers om meer aandacht te besteden aan aanvragen waar hun kennis en ervaring het meeste opleveren.

Dat kan ook gevolgen hebben voor de commerciële resultaten. Wanneer medewerkers sneller kunnen reageren en meer tijd hebben voor persoonlijk contact, ontstaat er ruimte om meer aanvragen zorgvuldig op te volgen.

Wat kost extra personeel ten opzichte van automatisering?

Om een goede beslissing te nemen, moet je weten wat beide opties financieel betekenen. Een extra medewerker brengt terugkerende personeelskosten met zich mee. Denk aan salaris, werkgeverslasten, inwerken en eventuele wervingskosten. Bij automatisering krijg je te maken met softwarekosten, implementatie en de tijd die nodig is om processen anders in te richten.

De vergelijking wordt interessant wanneer je berekent hoeveel personeelsuren je met automatisering kunt besparen. Voor de berekening gebruiken we een indicatieve werkgeverskost van €22,20 per uur, gebaseerd op een reserveringsmedewerker in functiegroep VI, periodiek 3 van de Horeca-cao, inclusief 30% werkgeverslasten.

Indicatieve bedragen op basis van €22,20 per uur en 52 weken per jaar. Afgerond op hele euro's. De bedragen vertegenwoordigen vrijgespeelde personeelscapaciteit en zijn niet automatisch directe kostenbesparingen.

Een hotel dat met automatisering twintig uur per week vrijmaakt, creëert op jaarbasis dus ruim €23.000 aan personeelscapaciteit. Die capaciteit kun je inzetten om meer aanvragen te verwerken, de service te verbeteren of groei op te vangen zonder direct extra medewerkers aan te nemen.

Hoe maak je een businesscase voor procesautomatisering?

Een businesscase hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een aantal cijfers kun je al een goede eerste inschatting maken.

1. Breng het huidige reserveringsvolume in kaart

Hoeveel groepsaanvragen ontvangt je hotel gemiddeld per maand? En hoeveel daarvan worden daadwerkelijk een boeking? Kijk bij voorkeur naar een periode van twaalf maanden, zodat seizoensinvloeden zichtbaar worden.

2. Meet de tijdsbesteding per aanvraag

Breng in kaart hoeveel tijd medewerkers besteden aan het verwerken van een aanvraag. Neem hierbij het volledige traject mee: van de eerste aanvraag en offerte tot wijzigingen, communicatie, opvolging en administratieve verwerking.

3. Bepaal welke werkzaamheden geautomatiseerd kunnen worden

Onderzoek welke handelingen zich herhalen en hoeveel tijd daarmee gemoeid is. Maak onderscheid tussen werkzaamheden die volledig geautomatiseerd kunnen worden en taken waarbij medewerkers ondersteuning kunnen krijgen.

4. Bereken de financiële waarde van de vrijgespeelde uren

Vermenigvuldig het aantal uren dat je verwacht te besparen met de gemiddelde werkgeverskosten per uur.

5. Zet de opbrengsten af tegen de investering

Vergelijk de waarde van de vrijgespeelde personeelsuren met de kosten voor software, implementatie en eventuele aanvullende werkzaamheden.

Met de waarde van vrijgespeelde personeelsuren bedoelen we de personeelskosten die je zou maken om hetzelfde werk handmatig uit te voeren. Denk hierbij aan het bruto uurloon, inclusief werkgeverslasten zoals sociale premies en vakantiegeld. Die kunnen de daadwerkelijke personeelskosten flink verhogen.

Een eenvoudige formule: Jaarlijkse capaciteitswaarde = bespaarde uren per week x 52 x werkgeverskosten per uur

Stel dat je hotel 10 uur per week bespaart en de totale werkgeverskosten €22,20 per uur bedragen. Dan vertegenwoordigt die vrijgespeelde tijd een waarde van €11.544 per jaar.

Dit betekent niet automatisch dat je €11.544 aan personeelskosten bespaart. Je kunt deze capaciteit ook inzetten om meer groepsreserveringen te verwerken zonder extra personeel aan te nemen.

Voor een volledige businesscase kijk je ook naar de verwachte groei, de kwaliteit van de dienstverlening en de commerciële kansen die ontstaan wanneer medewerkers meer tijd beschikbaar hebben.

Wanneer levert procesoptimalisatie meer op dan extra medewerkers?

Uiteindelijk draait de keuze om de vraag hoeveel extra capaciteit je hotel nodig heeft en hoe je die het beste kunt organiseren. Extra medewerkers aannemen is logisch wanneer het werk structureel toeneemt en de beschikbare capaciteit al efficiënt wordt ingezet. Procesoptimalisatie is financieel aantrekkelijk wanneer medewerkers veel tijd besteden aan herhalende werkzaamheden die geautomatiseerd kunnen worden.

In de praktijk kan een combinatie van beide de beste keuze zijn. Door eerst het proces te verbeteren, krijg je een beter beeld van de personeelscapaciteit die je werkelijk nodig hebt. En misschien blijkt dan dat je met hetzelfde team nog jarenlang kunt doorgroeien.

Meer groepsreserveringen verwerken met hetzelfde team?

Met Groupz automatiseer je terugkerende werkzaamheden binnen het groepsreserveringsproces. Van aanvragen en offertes tot communicatie, opvolging en wijzigingen. Alles wordt centraal georganiseerd, zodat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratie en meer ruimte hebben voor gasten en commerciële kansen.

Benieuwd hoeveel capaciteit jouw hotel kan vrijmaken?

Doe de gratis QuickScan en ontdek waar binnen jouw groepsreserveringsproces tijd verloren gaat.

Wil je uitgebreider onderzoeken wat handmatig werk jouw hotel kost? Lees dan ons gratis whitepaper over de verborgen kosten van groepsreserveringen.

Veelgestelde vragen over personeel en automatisering in hotels

Benieuwd wat Groupz voor jouw hotel kan betekenen?

In onze interactieve demo ontdek je zelf hoe Groupz het groepsreserveringsproces automatiseert.

Samen kijken we naar jullie huidige groepsproces en waar de grootste kansen liggen.

Ontdekken waar jij tijd kunt winnen?

Plan dan gratis & vrijblijvend een afspraak in met Jenneke, zodat jullie samen door jullie huidige situatie heen kunnen lopen.