Interview met Isabelle Kunze – Universiteit van Keulen
Al jaren begeleidt Isabelle studenten die docent in het voortgezet onderwijs willen worden. Naast haar onderzoek naar aardrijkskundeonderwijs organiseert zij internationale uitwisselingsseminars waarin theorie en praktijk samenkomen.
Voor een recente uitwisseling reisde zij met een groep studenten naar Tilburg voor een samenwerking met Fontys Hogescholen. Het programma bestond uit gezamenlijke seminars en klasbezoeken, waarbij studenten konden zien hoe aardrijkskunde wordt gegeven op Nederlandse middelbare scholen.
Omdat de groep vanuit Duitsland kwam, was een overnachting noodzakelijk. Ze verbleven één nacht bij ibis Tilburg. Een korte trip, maar wel een die strak georganiseerd moest zijn. Isabelle was verantwoordelijk voor haar studenten én voor de universiteit. Elk detail moest kloppen: van kamerindeling tot facturatie. Daarvoor gebruikte zij Groupz.
Isabelle nam in eerste instantie per e-mail contact op met het hotel met de basisinformatie van de groep. Op dat moment had ze nog niet eerder met Groupz gewerkt. Het hotel stuurde een offerte terug en introduceerde in dezelfde mail het platform. Ze ontving een link om een account aan te maken.
“Ik maakte mijn account aan en zag de offerte, met bijbehorende details, in het platform. Alles stond er al in. Ik kon simpelweg op ‘bevestigen’ klikken. Daarvoor hoefde ik niets handmatig in te voeren of bijlagen te vergelijken. Het voorstel, de prijzen en de voorwaarden stonden overzichtelijk in één centrale omgeving.” Vanaf dat moment beheerde ze de volledige boeking binnen Groupz.
Het organiseren van een internationale academische uitwisseling brengt druk met zich mee. Zeker wanneer je verantwoordelijk bent voor studenten én voor je instelling. “Als je verantwoordelijk bent voor een uitwisseling, wil je gewoon zeker weten dat alles goed geregeld is.”
Wat voor haar direct het verschil maakte, was de duidelijke stap-voor-stap structuur van het platform. Na de bevestiging downloadde ze de factuur voor de universiteitsadministratie. Vervolgens voerde ze alle deelnemersgegevens in en regelde ze de kamerindeling via de drag & drop-functionaliteit. Iedere stap volgde logisch op de vorige. “Het platform is heel duidelijk opgebouwd. Je weet waar je moet beginnen en wat je daarna moet doen. Groupz heeft echt aan veel details gedacht, zoals dieetwensen en verschillende aankomsttijden.” Doordat alles overzichtelijk op één plek stond, was extra communicatie met het hotel nauwelijks nodig.
Voor Isabelle zit de grootste waarde in controle. “Wanneer verantwoordelijkheden verdeeld zijn, ontstaan er snel misverstanden. Dat is met Groupz eigenlijk niet mogelijk, omdat alles gecentraliseerd is. Je hebt controle over alles. Je kunt alles controleren. En je weet dat het hotel exact dezelfde informatie ziet als jij in het portaal.” Die gedeelde transparantie creëert vertrouwen.
De chatfunctie bood directe contactmogelijkheden wanneer dat nodig was. Ze gebruikte die één keer voor een praktische vraag en kreeg snel antwoord. Maar het belangrijkste was dat het platform zelf al veel onduidelijkheid voorkwam. “Het grote voordeel is dat je het risico op misverstanden minimaliseert.”
Voor Isabelle ging de impact verder dan tijdsbesparing of structuur. “Het bespaart zeker tijd. Maar belangrijker nog: het geeft me zekerheid. Wanneer je verantwoordelijk bent voor een uitwisseling in het buitenland, kun je nerveus worden. Je wilt zeker weten dat alles klopt, voor iedereen. Dankzij Groupz was ik veel relaxter in het proces, omdat ik wist dat ik controle had. Ik kan alles zelf controleren, ik zie precies wat het hotel ziet en alle informatie staat op één plek. Dat geeft me vertrouwen dat de boeking goed geregeld is.” Die zekerheid maakt voor Isabelle het verschil. Wanneer je een internationale groep coördineert, is rust geen luxe. Het is essentieel.
Isabelle’s ervaring met Groupz is heel positief: zij zou Groupz zonder twijfel aanbevelen aan anderen die een groepsboeking organiseren. “Ik zou Groupz absoluut aanbevelen voor groepsboekingen. Voor mij is Groupz een platform waarmee je volledige controle hebt over je hele boeking, terwijl je eenvoudig in contact blijft met behulpzaam hotelpersoneel.”
Controle geeft vertrouwen. Overzicht vermindert stress. En precies zo heeft Isabelle het werken met Groupz ervaren.