Groepsboekingen in hotels kosten meer tijd en geld dan nodig | Grouz

Groepsboekingen lijken aantrekkelijk. Eén aanvraag, veel kamers, directe omzet. Maar in de praktijk ervaren veel hoteliers juist het tegenovergestelde: meer werk, meer stress en minder grip dan bij individuele reserveringen. 

Hoe kan het dat groepsboekingen, ondanks hun potentieel, structureel meer tijd en geld kosten dan nodig is? Het antwoord zit niet in de groep zelf, maar in hoe het groepsproces is ingericht. In deze blog nemen we je mee in de (verborgen) onderdelen van dit proces die meer tijd opslokken dan nodig. 

Groepsboekingen: hoge omzet, verborgen kosten 

Op papier zijn groepsboekingen interessant: 

• meerdere kamers in één keer 

• vaak langere verblijven 

• vooraf vastgelegde afspraken 

• minder last-minute annuleringen dan individuele boekingen 

Maar wat vaak ontbreekt, is inzicht in de indirecte kosten: 

• uren handmatig werk 

• eindeloze e-mailcommunicatie 

• foutgevoelige Excel-lijsten 

• last-minute stress richting aankomst 

• Deze kosten zijn lastig te meten, maar hebben dagelijks impact op werkdruk, foutkans en continuïteit in het team. 

Waar hotels structureel tijd verliezen bij groepsboekingen 

Bij de meeste hotels gaat het niet om één groot probleem, maar om veel kleine handelingen die zich opstapelen. 

1. Aanvraag & offerte

• informatie komt onvolledig binnen 

• offertes worden handmatig opgesteld 

• opvolging gebeurt via losse reminders 

2. Communicatie via mail

• wijzigingen raken verspreid over meerdere e-mails en contactpersonen 

• het kost veel tijd om te achterhalen wat de meest actuele informatie of laatste versie is 

• documenten en communicatie worden opgeslagen in verschillende Outlook-mappen en submappen 

• daardoor wordt soms gewerkt met verouderde informatie 

• informatie raakt versnipperd en het proces wordt onnodig foutgevoelig 
  

3. Namenlijsten en kamerverdeling

• laat aangeleverd 

• meerdere versies 

• handmatige verwerking richting front office en housekeeping 

4. Wijzigingen en uitzonderingen

• elke wijziging vraagt opnieuw afstemming 

• impact is niet direct inzichtelijk voor alle afdelingen 

5. Interne overdracht

• sales → front office → housekeeping 

• veel mondelinge toelichting 

• fouten ontstaan bij interpretatie 

Los lijken dit kleine dingen. Samen zorgen ze voor structureel tijdverlies. 

De echte kosten: fouten, herstelwerk en werkdruk 

De grootste kostenpost bij groepsboekingen is niet de aanvraag zelf, maar wat er daarna gebeurt. 

• fouten herstellen kost meer tijd dan het in één keer goed doen 

• last-minute aanpassingen zorgen voor piekdruk 

• teams raken het overzicht kwijt 

Dit leidt tot: 

• hogere werkdruk 

• meer stress richting aankomst 

• minder rust op de werkvloer 

En precies dat is het punt waar je ongemerkt tijd en geld verliest. 

Waarom deze problemen blijven terugkomen 

Veel hotels herkennen dit patroon al jaren. Waarom verandert het dan niet? Omdat groepsboekingen vaak: 

• “erbij” worden gedaan 

• geen vast, eenduidig proces hebben 

• worden opgevangen met Excel en mail 

Daardoor ontstaan noodoplossingen die tijdelijk werken, maar structureel inefficiënt zijn. Het probleem zit dus niet in de mensen, maar in het proces. 

Groepsboekingen kosten niet te veel tijd. Slechte processen wel 

Een belangrijk onderscheid is het volgende: groepsboekingen zijn niet per definitie inefficiënt. Het ontbreken van structuur maakt ze dat. 

Hotels die grip krijgen op groepsboekingen doen drie dingen anders: 

1. ze standaardiseren het groepsproces 
2. ze automatiseren repeterende, foutgevoelige taken
3. ze leggen informatie centraal vast 
   
   Hierdoor: 

• verdwijnt veel handmatig werk 

• nemen fouten af 

• ontstaat rust richting aankomst 

• ontstaat er meer ruimte voor de gast 

Zo automatiseren hotels het groepsproces van aanvraag tot aankomst 

Steeds meer hotels kiezen ervoor om hun groepsboekingen niet langer handmatig te verwerken, maar het volledige groepsproces te automatiseren. Met Groupz automatiseren hotels het groepsproces van aanvraag tot aankomst. Dat betekent dat aanvragen, offertes, namenlijsten, wijzigingen en interne overdracht niet langer via losse e-mails en Excel-bestanden lopen, maar centraal worden vastgelegd. 

Dit zorgt ervoor dat: 

• alle betrokken partijen, inclusief de boeker, met dezelfde, actuele informatie werken 

• wijzigingen direct inzichtelijk zijn 

• fouten en herstelwerk afnemen 

Het resultaat is geen extra laag werk, maar juist minder handmatig werk en meer overzicht in het groepsproces. Daardoor ontstaat er meer ruimte voor dat wat er echt toe doet: gastvrijheid. 

Wat dit betekent voor hoteliers die willen besparen 

Wie kosten wil besparen in het hotel, denkt al snel aan minder mensen, minder service en minder flexibiliteit. Maar dat zijn vaak kortetermijnoplossingen met grote risico’s.  

Maar groepsboekingen laten zien dat structurele kostenbesparing vaak in processen zit, niet in mensen. Door groepsboekingen slimmer te organiseren en automatiseren: 

• neemt de werkdruk af en ontstaat er meer tij 

• wordt dezelfde capaciteit effectiever ingezet 

• is er ruimte voor persoonlijk contact met de boeker en beter inzicht in wat een groep nodig heeft 

• kunnen offertes beter aansluiten op de vraag, wat bijdraagt aan een hogere conversie 

• worden service en gastbeleving verbeterd 

Dit maakt procesoptimalisatie en automatisering een realistisch alternatief voor het bezuinigen op waardevolle medewerkers. 

Ontdekken waar jij tijd kunt winnen?

Plan dan gratis & vrijblijvend een afspraak in met Jenneke, zodat jullie samen door jullie huidige situatie heen kunnen lopen.