Voor veel hotels zijn groepsboekingen een belangrijk onderdeel van de omzet. Tegelijkertijd zijn ze vaak het meest foutgevoelige en tijdrovende deel van het reserveringsproces. De reden daarachter? Omdat het groepsproces in veel hotels nooit echt is ingericht. Het groeit organisch, met e-mails, Excel en losse afspraken.
Steeds vaker komt dan de vraag op: kunnen we dit niet slimmer organiseren of automatiseren? Maar automatiseren roept ook direct vragen op. Wordt het dan onpersoonlijk? Verliezen we de controle over de boeking? En misschien wel de belangrijkste: betekent automatiseren dat we mensen moeten laten gaan?
Die vragen zijn begrijpelijk. Zeker in een sector waar mensen het verschil maken. Daarom is het belangrijk om eerst helder te krijgen wat automatiseren van groepsboekingen wél en níet betekent.
Automatiseren wordt vaak gezien als een technische ingreep. In de praktijk gaat het vooral over het wegnemen van onnodig handmatig werk.
Automatiseren betekent niet:
Automatiseren in hotels betekent vooral:
Een goed geautomatiseerd groepsproces ondersteunt het team. Door deze onderdelen van het proces te automatiseren, kunnen mensen zich richten op uitzonderingen en echt gastcontact.
In veel hotels verloopt een groepsboeking ongeveer zo:
Op zich is dit een werkbare manier van werken, zolang het niet te druk is en iedereen beschikbaar blijft. Maar zodra de druk toeneemt of een collega onverwacht uitvalt, ontstaan er problemen.
Informatie raakt versnipperd over e-mails en losse bestanden, waardoor het voor iemand die een boeking overneemt lastig is om snel het volledige overzicht te krijgen. Taken worden makkelijker vergeten omdat niet altijd duidelijk is wat al is opgepakt en wat nog openstaat. Het kost veel tijd om alle benodigde informatie terug te zoeken. Tijd die er op dat moment vaak niet is.
Dit vergroot de kans op fouten en maakt het lastiger om consequent dezelfde service te bieden. Richting aankomst zorgt dat voor extra stress in het team. Voor de boeker is het bovendien vervelend wanneer een nieuwe contactpersoon niet over alle details beschikt en informatie opnieuw moet worden aangeleverd. Dat kost extra tijd en kan uiteindelijk ten koste gaan van de gastervaring.
De complexiteit zit dus niet in de groep, maar in het proces eromheen.
Dat groepsboekingen vaak als ‘gedoe’ worden ervaren, is geen toeval. In veel hotels kosten groepen structureel meer tijd en geld dan nodig is. Vooral door hoe het proces is ingericht. 👉 Lees hier waarom groepsboekingen in hotels structureel meer tijd en geld kosten dan nodig is
Hotels die groepsboekingen succesvol automatiseren, werken met één helder proces van aanvraag tot aankomst.
1 Aanvraag & offerte2 Bevestiging & vastlegging
3 Namenlijsten & kamerverdeling
4 Wijzigingen & communicatie
5 Aankomst & uitvoering
Een hardnekkige misvatting is dat automatiseren automatisch leidt tot functieverlies. Bij groepsboekingen is dat eigenlijk vrijwel nooit het geval. Wat verdwijnt, is vooral administratief werk:
Wat ervoor terugkomt, is tijd voor werk dat er écht toe doet:
Automatisering maakt teams niet kleiner, maar effectiever. Mensen worden vrijgespeeld om te doen waar ze goed in zijn en wat in de hotellerie het verschil maakt: aandacht voor de gast.
Automatiseren roept soms ook de angst op voor “weer een extra systeem”. In de praktijk werkt het anders wanneer het groepsproces centraal wordt ingericht.
Met Groupz automatiseren hotels het volledige groepsproces van aanvraag tot aankomst. Aanvragen, offertes, namenlijsten, wijzigingen en interne afstemming worden centraal vastgelegd, waardoor e-mail en Excel hun leidende rol verliezen.
Dat zorgt voor:
Niet door harder te werken, maar door slimmer te organiseren.
Automatisering werkt alleen als:
Automatiseren zonder proces leidt tot digitale chaos. Automatiseren mét proces zorgt voor overzicht, rust en voorspelbaarheid.
Groepsboekingen automatiseren gaat niet over techniek, maar over het goed inrichten van een complex proces. Door repeterend werk te automatiseren, ontstaat ruimte voor menselijk werk. En juist dát maakt hotels sterker.
Automatisering is daarmee geen bedreiging voor teams, maar een manier om:
Precies daar ligt de echte winst van een gestroomlijnd groepsproces.
Plan dan gratis & vrijblijvend een afspraak in met Jenneke, zodat jullie samen door jullie huidige situatie heen kunnen lopen.